(data.gov.vn) Quản trị dữ liệu là một nội dung cơ bản và quan trọng của việc quản lý dữ liệu trong các tổ chức. Quản trị dữ liệu tuy là kiến thức cơ bản nhưng trong cơ quan nhà nước mới được đề cập trong Nghị định 47/2020/NĐ-CP. Vậy quản trị dữ liệu là gì và như thế nào, 7 điểm tổng hợp ngắn gọn trong bài này sẽ giúp hình dung toàn bộ các khía cạnh về quản trị dữ liệu ở mức cơ bản nhất.

1. Định nghĩa quản trị dữ liệu

Quản trị dữ liệu là một hệ thống các quy định để xác định ai trong tổ chức có quyền và quyền kiểm soát đối với các tài sản dữ liệu và cách các tài sản dữ liệu đó có thể được sử dụng. Nó bao gồm con người, quy trình và công nghệ cần thiết để quản lý và bảo vệ tài sản dữ liệu.

Viện quản trị dữ liệu Mỹ định nghĩa quản trị dữ liệu là "một hệ thống quyền quyết định và trách nhiệm giải trình đối với các quá trình liên quan đến thông tin, được thực hiện theo các mô hình đã thỏa thuận trong đó mô tả ai có thể thực hiện các hành động với thông tin nào và khi nào, trong hoàn cảnh nào, sử dụng các phương pháp nào."

2. Phân biệt quản trị dữ liệu so với quản lý dữ liệu

Quản trị dữ liệu chỉ là một phần quan trọng trong tổng thể kỹ thuật quản lý dữ liệu. Trong khi quản trị dữ liệu là về vai trò, trách nhiệm và quy trình để đảm bảo trách nhiệm giải trình và quyền sở hữu tài sản dữ liệu, DAMA định nghĩa quản lý dữ liệu là "một thuật ngữ bao quát mô tả các quy trình được sử dụng để lập kế hoạch, chỉ định, kích hoạt, tạo, thu được, duy trì, sử dụng, lưu trữ, truy xuất, kiểm soát và xóa/hủy dữ liệu.

Mặc dù quản lý dữ liệu đã trở thành một thuật ngữ chung cho lĩnh vực này, nhưng đôi khi nó được gọi là quản lý tài nguyên dữ liệu hoặc quản lý thông tin tổ chức. Gartner mô tả EIM là "một kỹ thuật tích hợp để cấu trúc, mô tả và quản lý các tài sản thông tin trên các ranh giới tổ chức và kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả, thúc đẩy tính minh bạch và cho phép thông tin chi tiết về doanh nghiệp."

3. Các nội dung cơ bản liên quan đến quản trị dữ liệu

Quản trị dữ liệu tốt nhất có thể được coi là một chức năng hỗ trợ chiến lược quản lý dữ liệu tổng thể của tổ chức. Khung quản trị dữ liệu cung cấp cho tổ chức ột cách tiếp cận toàn diện để thu thập, quản lý, bảo mật và lưu trữ dữ liệu. Để giúp hiểu được khung quản trị dữ liệu cần bao gồm những gì, DAMA hình dung quản lý dữ liệu như nhiều thành phần xoay quanh một điểm trung tâm, với quản trị dữ liệu là trung tâm mà từ đó 10 lĩnh vực kiến ​​thức quản lý dữ liệu sau đây sẽ tạo ra:

• Kiến trúc dữ liệu: Cấu trúc tổng thể của dữ liệu và các tài nguyên liên quan đến dữ liệu như một phần không thể thiếu của kiến ​​trúc doanh nghiệp

• Mô hình hóa và thiết kế dữ liệu: Phân tích, thiết kế, xây dựng, thử nghiệm và bảo trì

• Lưu trữ và hoạt động dữ liệu: Triển khai và quản lý tài sản dữ liệu vật lý có cấu trúc

• Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo quyền riêng tư, bảo mật và truy cập thích hợp

• Tích hợp dữ liệu và khả năng tương tác: Thu thập, trích xuất, chuyển đổi, di chuyển, phân phối, sao chép, liên kết, ảo hóa và hỗ trợ hoạt động.

• Tài liệu và nội dung: Lưu trữ, bảo vệ, lập chỉ mục và cho phép truy cập vào dữ liệu được tìm thấy trong các nguồn không có cấu trúc và cung cấp dữ liệu này để tích hợp và tương tác với dữ liệu có cấu trúc.

• Dữ liệu tham chiếu và dữ liệu chủ: Quản lý dữ liệu được chia sẻ để giảm dư thừa và đảm bảo chất lượng dữ liệu tốt hơn thông qua định nghĩa và sử dụng các giá trị dữ liệu được tiêu chuẩn hóa.

• Kho dữ liệu và thông minh kinh doanh (BI): Quản lý việc xử lý dữ liệu phân tích và cho phép truy cập vào dữ liệu hỗ trợ quyết định để báo cáo và phân tích.

• Siêu dữ liệu: Thu thập, phân loại, duy trì, tích hợp, kiểm soát, quản lý và cung cấp siêu dữ liệu.

• Chất lượng dữ liệu: Xác định, giám sát, duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và cải thiện chất lượng dữ liệu.

Khi thiết lập một chiến lược quản trị dữ liệu, mỗi khía cạnh trên của việc thu thập, quản lý, lưu trữ và sử dụng dữ liệu cần được xem xét.

Theo Trung tâm Nghiên cứu Ứng dụng Kinh doanh (BARC) khuyến nghị các bước sau để thực hiện quản trị dữ liệu:

• Xác định mục tiêu và hiểu lợi ích

• Phân tích trạng thái hiện tại và phân tích đồng bằng

• Tìm ra một lộ trình.

• Thuyết phục các bên liên quan và dự án ngân sách.

• Phát triển và lập kế hoạch chương trình quản trị dữ liệu.

• Thực hiện chương trình quản trị dữ liệu.

• Giám sát và kiểm soát.

4. Mục tiêu của quản trị dữ liệu

Mục tiêu của quản trị dữ liệu là thiết lập các phương pháp, tập hợp trách nhiệm và quy trình để chuẩn hóa, tích hợp, bảo vệ và lưu trữ dữ liệu của công ty. Theo BARC các mục tiêu chính của tổ chức phải là:

• Giảm thiểu rủi ro.

• Thiết lập các quy tắc nội bộ để sử dụng dữ liệu.

• Thực hiện các yêu cầu tuân thủ.

• Cải thiện giao tiếp bên trong và bên ngoài.

• Tăng giá trị của dữ liệu.

• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý trên.

• Giảm chi phí.

• Giúp đảm bảo sự tồn tại liên tục của công ty thông qua quản lý rủi ro và tối ưu hóa.

BARC lưu ý rằng các chương trình quản trị dữ liệu luôn mở rộng các cấp độ chiến lược, chiến thuật và hoạt động trong doanh nghiệp và chúng phải được coi là các quá trình lặp đi lặp lại liên tục.

5. Lợi ích của quản trị dữ liệu

Hầu hết các tổ chức đã có một số hình thức quản trị dữ liệu cho các ứng dụng, đơn vị kinh doanh hoặc chức năng riêng lẻ, ngay cả khi các quy trình và trách nhiệm là không chính thức. Theo thông lệ, quản trị dữ liệu là thiết lập sự kiểm soát chính thức, có hệ thống đối với các quá trình và trách nhiệm này. Làm như vậy có thể giúp các tổ chức duy trì khả năng đáp ứng, đặc biệt là khi họ phát triển đến một quy mô mà việc các cá nhân thực hiện các nhiệm vụ chức năng chéo không còn hiệu quả nữa. Một số lợi ích tổng thể của quản lý dữ liệu chỉ có thể được thực hiện sau khi doanh nghiệp đã thiết lập quản trị dữ liệu có hệ thống. Một số lợi ích này bao gồm:

• Hỗ trợ quyết định tốt hơn, toàn diện hơn nhờ vào dữ liệu nhất quán, thống nhất trong toàn tổ chức.

• Các quy tắc rõ ràng để thay đổi quy trình và dữ liệu giúp doanh nghiệp và CNTT trở nên nhanh nhẹn hơn và có thể mở rộng.

• Giảm chi phí trong các lĩnh vực quản lý dữ liệu khác thông qua việc cung cấp các cơ chế kiểm soát trung tâm.

• Tăng hiệu quả thông qua khả năng tái sử dụng các quy trình và dữ liệu.

• Cải thiện sự tự tin về chất lượng dữ liệu và tài liệu về quy trình dữ liệu.

• Cải thiện việc tuân thủ các quy định về dữ liệu.

6. Nguyên tắc quản trị dữ liệu

Theo Viện quản trị dữ liệu Mỹ, tám nguyên tắc là trung tâm của tất cả các chương trình quản lý và quản lý dữ liệu thành công:

1. Tất cả những người tham gia quản trị dữ liệu phải có tính chính trực trong giao dịch của họ với nhau. Họ phải trung thực và thẳng thắn trong việc thảo luận về các trình điều khiển, các ràng buộc, các lựa chọn và tác động đối với các quyết định liên quan đến dữ liệu.

2. Các quy trình quản lý và quản lý dữ liệu yêu cầu tính minh bạch. Phải rõ ràng cho tất cả những người tham gia và kiểm toán viên về cách thức và thời điểm đưa các quyết định và kiểm soát liên quan đến dữ liệu vào các quá trình.

3. Các quyết định, quy trình và kiểm soát liên quan đến dữ liệu chịu sự quản lý dữ liệu phải có thể kiểm toán được. Chúng phải được kèm theo tài liệu để hỗ trợ các yêu cầu đánh giá hoạt động và dựa trên tuân thủ.

4. Quản trị dữ liệu phải xác định ai chịu trách nhiệm về các quyết định, quy trình và kiểm soát liên quan đến dữ liệu đa chức năng.

5. Quản trị dữ liệu phải xác định ai chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lý là trách nhiệm của từng người đóng góp và các nhóm quản lý dữ liệu.

6. Kiểm tra và cân bằng. Quản trị dữ liệu sẽ xác định trách nhiệm giải trình theo cách đưa ra việc kiểm tra và cân bằng giữa các nhóm nghiệp vụ và công nghệ, và giữa những người tạo / thu thập thông tin, những người quản lý thông tin, những người sử dụng thông tin đó và những người đưa ra các tiêu chuẩn và yêu cầu tuân thủ.

7. Quản trị dữ liệu sẽ giới thiệu và hỗ trợ tiêu chuẩn hóa dữ liệu doanh nghiệp.

8. Thay đổi cách quản lý. Quản trị dữ liệu sẽ hỗ trợ các hoạt động quản lý thay đổi chủ động và phản ứng đối với các giá trị dữ liệu tham chiếu và cấu trúc / việc sử dụng dữ liệu chính và siêu dữ liệu.

7. Các đối tượng liên quan đến quản trị dữ liệu

Mỗi tổ chức có cơ chế quản trị dữ liệu của mình khác nhau, nhưng có một số điểm chung.

Ban chỉ đạo về dữ liệu

Quản trị dữ liệu phủ trùm toàn bộ tổ chức, vì vậy, việc thực hiện thường bắt đầu với một ban chỉ đạo bao gồm quản lý cấp cao, thường là các cá nhân cấp lãnh đạo trách nhiệm về liên ngành, liên lĩnh vực trong tổ chức. Theo Morgan Templar, tác giả của Get Managed: Xây dựng các Chương trình Quản trị Dữ liệu Đẳng cấp Thế giới, trách nhiệm của các thành viên ban chỉ đạo bao gồm việc thiết lập chiến lược quản trị tổng thể với các kết quả cụ thể, thúc đẩy công việc của những người quản lý dữ liệu và yêu cầu tổ chức quản trị chịu trách nhiệm về thời gian và kết quả.

Chủ sở hữu dữ liệu

Theo Templar, chủ sở hữu dữ liệu là những cá nhân chịu trách nhiệm đảm bảo rằng thông tin trong một miền dữ liệu cụ thể được quản lý trên các hệ thống và ngành nghề kinh doanh. Họ thường là thành viên của ban chỉ đạo, mặc dù có thể không phải là thành viên biểu quyết. Chủ sở hữu dữ liệu có trách nhiệm:

• Phê duyệt bảng thuật ngữ dữ liệu và các định nghĩa dữ liệu.

• Đảm bảo tính chính xác của thông tin trong toàn bộ tổ chức

• Các hoạt động chất lượng dữ liệu

• Xem xét và phê duyệt các cách tiếp cận, chia sẻ, sử dụng, kết quả và hoạt động quản lý dữ liệu tổng thể.

• Làm việc với các chủ sở hữu dữ liệu khác để giải quyết các vấn đề về dữ liệu.

• Đánh giá các vấn đề được xác định bởi người quản lý dữ liệu

• Cung cấp cho ban chỉ đạo thông tin đầu vào về các giải pháp phần mềm, chính sách hoặc các yêu cầu quy định trong miền dữ liệu.

Người quản lý dữ liệu

Người quản lý dữ liệu có trách nhiệm quản lý dữ liệu theo thời gian. Họ là những chuyên gia, những người hiểu và truyền đạt ý nghĩa cũng như việc sử dụng thông tin, và họ làm việc với những người quản lý dữ liệu khác trong tổ chức với tư cách là cơ quan quản lý đối với hầu hết các quyết định về dữ liệu. Người quản lý dữ liệu có trách nhiệm:

• Quản lý dữ liệu thuộc phạm vi lĩnh vực.

• Xác định các vấn đề về dữ liệu và làm việc với những người quản lý dữ liệu khác để giải quyết chúng

• Hoạt động như một thành viên của hội đồng quản lý dữ liệu.

• Đề xuất, thảo luận và biểu quyết về các chính sách dữ liệu và hoạt động của ủy ban.

• Báo cáo cho chủ sở hữu dữ liệu và các bên liên quan khác trong miền dữ liệu.

• Làm việc đa chức năng trên các ngành kinh doanh để đảm bảo dữ liệu miền của họ được quản lý và hiểu rõ.

Chỉ trong một bài ngắn đã trình bày được 7 điểm cơ bản nhất của quản trị dữ liệu. Đây là những khái niệm, kiến thức cốt lõi để bắt đầu với việc quản trị dữ liệu trong một tổ chức.

KhanhNguyen